IHRE FRAGEN
UNSERE ANTWORTEN
Zutrittskontrolle
Mit einem Zutrittskontrollsystem kann Mitarbeitern und Gästen per Chipkarte, Transponder oder Smartphone App Zugang zu Grundstücken, Gebäuden und Räumen gewährt und gesteuert werden.
Das IntraKey-Zutrittskontrollsystem bietet dem Anwender den Komfort von nur einem „Schlüssel“ für alle freigegebenen Bereiche. Auch elektronische Schließfächer können in das System integriert werden.
Mit einer Zutrittskontrolle wird die Schlüsselverwaltung deutlich effizienter und zeitsparender.
Durch die Steuerung und Überwachung von autorisierten Grundstücks-, Gebäude- und Raumzutritten im Rahmen eines Zutrittskontrollsystems können Anwender den Personalaufwand deutlich reduzieren und die Transparenz und Sicherheit wird um ein Vielfaches erhöht.
Gleichzeitig ist es möglich, Anwesenheitsnachweise auf Knopfdruck zu erstellen.
Ein entscheidender Vorteil von RFID ist, dass Informationen direkt auf der Chipkarte oder dem Transponder gespeichert werden und laufend ergänzt werden können.
Die Informationen müssen also nicht, wie beim Barcode, nach dem Scannen zusätzlich gesendet und in einer Datenbank gespeichert werden.
Ja das ist möglich, vorhandene Chipkarten oder Transponder in das IntraKey-Zutrittssystem zu integrieren.
Das ist gerade die besondere Stärke von IntraKey, dass Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und weitere Anwendungen wie ID-Management, Raumbuchung und die Nutzung von elektronischen Schließfächern alle über eine zentrale Software gesteuert und mit nur einem „Schlüssel“ (Chipkarte/Transponder/App) nutzbar sind.
Wir unterscheiden die Online- und die Offline-Zutrittskontrolle.
Während bei der Online-Zutrittskontrolle die Leser mit dem Server vernetzt sind und die Zutrittsberechtigungen direkt online in Echtzeit abfragen, werden bei der Offlinezutrittskontrolle die Rechte direkt auf die Chipkarten bzw. den Transponder geschrieben. Die elektronischen Schließzylinder erkennen dann bei richtiger Programmierung, ob der Nutzer (Karteninhaber) zur Türöffnung berechtigt ist.
Der Vorteil der Offline-Zutrittskontrolle besteht darin, dass hierbei keine Verkabelung notwendig ist. Mechanische Türschlösser werden nur gegen elektronische Schließzylinder ausgetauscht.
Für die IntraKey-Zutrittskontrolle sind Chipkarten/Transponder mit den folgenden Kartentechnologien einsetzbar:
- MIFARE Classic 1K und 4K
- MIFARE DESFire EV1/EV2 8K mit 128 bit AES Verschlüsselung
- LEGIC Prime und Advant
- HITAG
- EM
- SmartMX
Das kommt darauf an, wie groß das Unternehmen ist, wie viele Gebäude und Räume insgesamt genutzt werden und wie hoch der Sicherheitsanspruch des Unternehmens bzw. der Produkte sind.
Beispielsweise kann eine Zutrittskontrolle zu einem Speziallabor sehr sinnvoll sein, wenn dort mit gefährlichen Stoffen experimentiert wird, auch wenn dazu nur noch 2 Büroräume existieren und insgesamt nur 6 Mitarbeiter tätig sind.
Ja, die Nutzung der IntraKey-Zutrittskontrolle ist auch per mobile App mit dem Smartphone möglich.
Das gesamte Zutrittskontrollsystem kann hierbei von jedem Ort aus angesteuert und überprüft werden. Das mobile Öffnen oder Sperren von Zutrittspunkten oder die mobile Systemüberwachung erleichtert den Zugang gerade in großen Grundstücken oder Objekten und erhöht die Sicherheit.
Eine Chipkarte oder ein Transponder sind dafür nicht erforderlich.
Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung von IntraKey erhalten Sie auch einen abrechnungskonformen Nachweis für Kurzarbeitergeld (KuG) und Fördermittel.
Eine effiziente Arbeitszeiterfassung ist nur mit einer geeigneten Software möglich, die die Arbeitszeit der Mitarbeiter auf der Basis von Chipkarten/Transpondern oder per Browser bzw. App erfasst und abrechnet.
Hierbei werden manuelle Tätigkeiten auf ein Mindestmaß reduziert und Eingabefehler minimiert.
Ein elektronisches Zeiterfassungssystem ermöglicht flexible Arbeitszeitgestaltung, Gleitzeit und Jahresarbeitszeitkonten.
Das Personalmanagement wird flexibler, Abwesenheits- und Fehlzeiten lassen sich schnell und übersichtlich verwalten und ein automatisiertes Reporting vereinfacht die Nachweisführung für die Zeiterfassung der Mitarbeiter deutlich.
Somit ist es möglich, Arbeitszeiten schnell, präzise, ressourcenschonend, datensicher und gesetzeskonform zu dokumentieren.
IntraKey ermöglicht die Zeiterfassung auch per Smartphone App und per Terminal. Damit können Unternehmen sowohl Dienstgänge und Dienstreisen der Mitarbeiter als auch die Tätigkeiten im Homeoffice transparent verfolgen und nachweisen.
Und alle Mitarbeiter, die ins Unternehmen kommen, haben jederzeit die Möglichkeit, das Zeiterfassungsterminal per Chipkarte oder Transponder zu nutzen.
Mit der Stempeluhr (Zeiterfassungsterminal) von IntraKey können Arbeits- und Fehlzeiten gebucht sowie Zeit- und Urlaubskonten per Chipkarte/Transponder oder per Smartphone abgerufen werden.
Die Übertragung der Daten zwischen der Stempeluhr und dem Server erfolgt verschlüsselt. Steht der Server nicht zur Verfügung, arbeitet das Zeiterfassungsterminal offline weiter.
Neben der Zeiterfassung können an dieser Stempeluhr auch Chipkarten beschrieben werden, zum Beispiel mit aktuellen Schließrechten für elektronische Zylinder und Türbeschläge einer Offline-Zutrittskontrolle.
Eine ausschließliche Nutzung des IntraKey-Zeiterfassungssystems per App ist möglich, bedingt jedoch den Erwerb der Basissoftware.
Klar definierte Arbeitszeitregelungen im Unternehmen bilden auch die Basis für eine softwaregestützte Zeiterfassung.
Eine weitere Voraussetzung für die Nutzung der Zeiterfassung von IntraKey ist ein eigener Server im Unternehmen mit bestimmten technischen Parametern.
Die IntraKey-Zeiterfassungssoftware ist ausschließlich für das Hosting auf dem Kundenserver vorgesehen.
Das hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie die Hoheit über die Daten behalten und somit auch den Datenschutz in vollem Umfang selbst gewährleisten können.
Absolut. Das Zeiterfassungssystem von IntraKey arbeitet gesetzeskonform und entspricht dem Mindestlohngesetz, dem Arbeitszeitgesetz, der DSGVO und der künftigen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (Basis EUGH).
Aber auch abrechnungskonforme Nachweise für Kurzarbeit und Fördermittel können mit dem IntraKey Zeiterfassungssystem generiert werden.
Das Modul Dienstplanung ergänzt die Zeiterfassungssoftware und ist einsetzbar in allen Branchen und Betriebsgrößen. Soll-Dienstpläne können erstellt, verwaltet und mit den realen Arbeitszeiten verglichen werden.
Die Stammdaten der Mitarbeiter werden mit Angaben zu Qualifikationen, speziellen Befähigungen und Beschäftigungsverhältnissen ergänzt.
Unterbesetzungen, Überschneidungen und andere Konflikte werden vom System erkannt.
Mit dem integrierten Workflow im Zeiterfassungssystem von IntraKey können Anträge auf Zeitkorrekturen, Urlaub, Dienstreise und andere Abwesenheiten online an Vorgesetzte oder Stellvertreter übermittelt und von diesen genehmigt werden.
Der Wegfall von Papierbelegen und Postlaufzeiten reduziert den Arbeitsaufwand und beschleunigt Organisationsprozesse.
Die Zeiterfassungssystem von IntraKey ist grundsätzlich für alle Arbeitszeitmodelle anpassbar.
Die betrieblichen Regelungen zur Arbeitszeit bilden eine wesentliche Grundlage für unser Zeiterfassungssystem.
Soll-Arbeitszeiten können erstellt, verwaltet und mit den realen Arbeitszeiten verglichen werden. Maximale Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten sind standardmäßig auf Basis der gültigen Gesetze hinterlegt und können jederzeit an individuelle Arbeitszeitmodelle angepasst werden. Diese werden dann automatisiert geprüft und im Journal ausgewiesen.
Ja das ist möglich und auch ein Alleinstellungsmerkmal von IntraKey.
Neben der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle können auch Raumbuchungen und der Zugang zu elektronischen Schließfächern über ein zentrales System gesteuert und verwaltet werden. Und für den Zugang ist nur ein „Schlüssel“ (Chipkarte/Transponder/App) notwendig.
Ja das ist möglich, vorhandene Chipkarten oder Transponder in das Zeiterfassungssystem von IntraKey zu integrieren.
Im IntraKey Zeiterfassungssystem sind Schnittstellen zu den folgenden Stammdaten- und HR-Systemen vorhanden:
- LDAP/ADS
- ASCII
- HIS
- SAP / SAP KK1
- IDM
- LIFE
- KIDICAP
- HIS SVA
- Varial
- Exact Software
- Accurat
- P&I Loga
- DATEV
- Abacus
- Hamburger Software
- Sage Personalwirtschaft
- Fidelis
Die Regelung für die elektronische AU samt eindeutiger und einheitlicher Schnittstellenvorgabe sowie konsistentem Datenschutzkonzept wird weiterhin bei den verantwortlichen Institutionen bearbeitet. Sie ist an vielen Stellen erst in der Erprobung bzw. im Test. Aus diesen Gründen ist eine Implementierung durch die IntraKey technologies AG aktuell noch nicht möglich.
Wir können und werden die Anbindung umsetzen, sobald die Schnittstelle und Rahmenbedingungen klar definiert sind. In diesem Zusammenhang wird es eine ausführliche Kommunikation an unsere Kunden geben. Wir rechnen damit, dass die Umsetzung in 2023 erfolgt.
Raumbuchungssystem
Mit dem IntraKey Raumbuchungssystem können Räume reserviert, gebucht oder automatisch zugewiesen werden. Unsere Software erfasst alle Reservierungen und optimiert die Auslastung der verfügbaren Räume.
Ob zentral über PC oder mobil per App – als Verantwortlicher haben Sie die aktuelle Raumauslastung jederzeit im Blick.
Nutzer haben mit unserem Raumbuchungssystem die Möglichkeit, im Voraus per App oder direkt vor Ort Räume zu reservieren oder vorhandene Reservierungen zu stornieren.
Ja das ist jederzeit mit der Raumbuchung App von IntraKey möglich.
Mit der IntraKey Raumbuchung App können Räume spontan gesucht, im Voraus oder vor Ort reserviert und aktuelle Reservierungen bearbeitet werden.
Erledigte Vorgänge werden in der Buchungshistorie angezeigt.
Die Auslastung der Räume aktualisiert sich in Echtzeit und wird in der Raumbuchung App übersichtlich dargestellt.
Ja das ist am Tag der Raumnutzung immer erforderlich, unabhängig davon, ob die Reservierung im Voraus per App erfolgt ist.
Die reservierte Raumkategorie und der vom System zugewiesene Raum werden angezeigt und die Zutrittsrechte werden auf die Chipkarte oder den Transponder übertragen oder zentral im System gespeichert.
Eingeladene Nutzer melden sich ebenso am Raumbuchung Terminal an und erhalten identische Zutrittsrechte.
Alle Parameter der Räume werden in der Raumbuchung Software verwaltet. Hieraus können später elektronische Zutrittsberechtigungen generiert werden.
Veranstaltungen und Serientermine sind direkt im Raumbuchungssystem planbar.
Bei Bedarf können Räume gänzlich oder temporär von der allgemeinen Nutzung ausgenommen werden.
In dieser Kombination ist die komplette Verwaltung und Steuerung aller Zutrittsrechte für das gesamte Unternehmensgelände und alle Gebäude sowie Räume möglich.
Das ist grundsätzlich möglich. Schnittstellen zu externen Systemen können im Rahmen von individuellen Anforderungen erstellt werden.
Ja das ist mit IntraKey möglich. Wenn das Raumbuchungssystem zum Beispiel mit unserer Zutrittskontrolle kombiniert wird, können Zutrittsberechtigungen für Einzeltüren oder Türgruppen sowie für Veranstaltungen gesetzt werden.
Und in Kombination mit dem zusätzlichen Modul Zeiterfassung steigern Sie die Effizienz dieses Systems noch mehr, denn Sie benötigen keine zusätzliche Chipkarte oder Transponder.
Auch vorhandene InterCard Terminals (Stempeluhren) und die IntraKey App werden in diesem Fall nur um zusätzliche Funktionen erweitert.
Elektronische Schließfächer
Ja das ist möglich. Schließfachsysteme können mit der IntraKey Software zentral gesteuert werden.
Hierbei sind verschiedene Rechte für freie Schrankwahl, persönliche Mietschränke oder für Gruppenschränke jedem Nutzer individuell und mehrfach zuweisbar.
Die Nutzung von Schränken oder Spinden kann über umfangreiche Auswertungen in verschiedenen Formaten transparent nachvollzogen werden.
Die IntraKey App ermöglicht das mobile Suchen und Verwalten von elektronischen Schließsystemen.
Das spart Nutzern insbesondere bei komplexen Anlagen mit vielen Schränken oder Spinden in mehreren Räumen oder Gebäuden viel Zeit und erleichtert den Überblick enorm.
Neben der Suche lässt sich auch das Bezahlen von Schrankmieten oder Überziehungsgebühren über die App abwickeln.
IntraKey liefert auf Wunsch auch Terminals für die Verwaltung von elektronischen Schließanlagen.
Das Terminal zum Schließfachsystem kann sowohl für Online- als auch für Offline-Schlösser eingesetzt werden. Mit dem Terminal ist es möglich Schränke oder Spinde zu reservieren, zu öffnen oder auch Reservierungen zu stornieren. Außerdem kann sich jeder Nutzer per Terminal über die aktuelle Belegung seines Schrankes informieren.
IntraKey ermöglicht grundsätzlich auch das Bezahlen von Gebühren (z.B. bei Überziehungen) per Terminal, wenn die Anbindung an unser Bezahlsystem gewünscht ist.
Das gehört zu einem der wesentlichen Alleinstellungsmerkmalen von IntraKey, dass Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, aber auch weitere Anwendungen wie elektronischen Schließfachsysteme und Raumbuchungssysteme mit einer zentralen Software verwaltet und gesteuert werden können.
Das ist grundsätzlich in wenigen Minuten erledigt, da unsere elektronischen Schließzylinder genormt sind. Offline Schrankschlösser sind nach dem Tausch gegen mechanische Schlössen einsatzbereit.
Bei einer Umrüstung auf Online Schrankschlösser ist noch eine zusätzliche Verkabelung erforderlich, um dauerhaft die Onlineverbindung zur Abfragen von Zugangsrechten zu gewährleisten.
In beiden Fällen muss abschließend noch die Rechtevergabe und Zuordnung der Schließanlage in der InterCard Software erfolgen.
Bei einer Schließanlage mit Offline Schrankschlössern werden die Rechte zum Öffnen von Schränken direkt auf die Chipkarte oder den Transponder geschrieben.
Bei der Nutzung von Onlineschrankschlössern erfolgt der Rechteabruf in der direkten Kommunikation zwischen elektronischem Schrankschloss und Server.
Gebühren für die Miete von Schließfächern oder überzogene Schließfachbelegungen können bequem am IntraKey-Bezahlautomaten beglichen werden.
Der Nutzer hält dazu seine Chipkarte oder den Transponder am Leser des Automaten vor. Die Höhe der zu entrichtenden Gebühr wird angezeigt und kann per Banknoten unmittelbar eingezahlt werden.
Hauptanwendungsgebiete für elektronische Schließanlagen sind alle Unternehmen, Behörden und Einrichtungen, für die die Unterbringung von persönlichen Gegenständen der Nutzer (Schüler, Studenten, Kunden, Mitarbeiter, Besucher) notwendig ist.
Das sind zum Beispiel Schulen, Hochschulen und Universitäten, Bibliotheken, Museen, große Unternehmen und Öffentliche Einrichtungen, Krankenhäuser, Fitnessstudios, Schwimmhallen und weitere Sporteinrichtungen mit Umkleideräumen.
Eine gewerbliche Nutzung ist jedoch auch denkbar, zum Beispiel im Rahmen der Nutzung von großen Postfachanlagen, bei der die Rechtevergabe zur Öffnung zentral gesteuert werden soll.
Fahrradgarage
Mit dem innovativen Nutzungskonzept von BikePark Box können Sie an Ihrem Standort zum Betreiber Ihrer eigenen Fahrradgaragen werden. Buchung, Verwaltung und Abrechnung der Nutzungsgebühren übernimmt das System von BikeParkBox.
Nutzer reservieren Ihre persönliche Garage mobil per Smartphone und bezahlen komfortabel online oder mit dem Guthaben auf der Chipkarte. So generieren Betreiber ganz nebenbei Einnahmen aus der Nutzung der Fahrradgaragen oder der Ladestationen für E-Bikes.
Jede Fahrradgarage ist separat abschließbar, einbruchsicher und nicht einsehbar.
Somit ist für den sicheren Schutz vor Diebstahl, Vandalismus und Wetter gesorgt.
Die Nutzung der Fahrradgaragen kann mit dem cloudbasierten BikeParkBox-Portal über alle angeschlossenen Standorte hinweg erfolgen oder auch nur als privates System für das eigene Unternehmen.
Die On-Premise-Nutzungsmöglichkeit ist für 2023 geplant.
Das erledigen Sie in den folgenden 3 Steps:
- im Web anmelden und registrieren: www.bikeparkbox.de
- Freie Fahrradgarage suchen: unter www.bikeparkbox.de oder in der Anwendung des Unternehmens
- Fahrradgarage buchen: unter www.bikeparkbox.de
- Einnahmen aus der Nutzung der Fahrradgaragen
- Einnahmen aus der Nutzung der Ladestationen für die E Bikes
- Mitarbeiterwehrwert für Arbeitgeber
- Touristischer Mehrwert für kommunale Anbieter
- Wettbewerbsvorteil für kommunale Anbieter durch mobile Reservierungs- und Buchungsmöglichkeit im Voraus
- realisierbar mit allen gängigen Herstellern von Fahrradgaragen
Interessierte Betreiber können sich an unsere Systemberater wenden.
Ja, das ist auf Wunsch möglich. Über eine integrierte Energiesäule kann dann im Innenraum der Fahrradgarage Strom aus einer 230 Volt-Steckdose genutzt werden. Damit können die Akkus von E-Bikes direkt in der Garage aufgeladen werden.
Fuhrparkmanagement
Mit dem IntraKey-Fuhrparkmanagement lassen sich alle wichtigen Tankdaten erheben und auswerten.
Mit dem Tankautomaten können Zapfsäulen beliebiger Hersteller angesteuert werden. Bei Bedarf können Füllstands-Sensoren, Preisanzeigen und Terminals zur Steuerung von Toren angeschlossen werden.
Die Anwendungen reichen von einfachen Betriebstankstellen mit einer Zapfsäule bis hin zu komplexen ÖPNV-Systemlösungen.
Im Rahmen der integrierten Elektronischen Führerscheinkontrolle können die Führerscheine von Mitarbeitern automatisiert geprüft und die Teilnahme an jährlichen Schulungen hinterlegt werden.
Die Steuerung von Waschanlagen komplettiert das Fuhrparksystem.
Die elektronische Führerscheinkontrolle reduziert den manuellen Aufwand der gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle bei Mitarbeitern mit Dienstwagen erheblich.
Die automatisierte Durchführung spart Zeit und schafft durch die revisionssichere Speicherung maximale Rechtssicherheit.
Der Fahrer wird zyklisch per E-Mail, Smartphone-App oder am Zeiterfassungsterminal an seinen Kontrolltermin erinnert und kann den Besitz des Führerscheins am Terminal selbständig nachweisen.
Ja, mittels Schnittstellen zum IntraKey-Tanksystem oder zu Flottenkartenanbietern ist die volle Kostenkontrolle über den gesamten Fahrzeugbestand möglich.
Mit der Fuhrparkmanagement App können Mitarbeiter auf die Führerscheinkontrolle per Fristen- und Fristüberschreitungsanzeige hingewiesen werden.
Die Füllstandsüberwachung von Tankbehältern und die Änderung von Preisen an den Zapfsäulen sind ebenso wie die Anzeige freier Parkplatzkapazitäten bequem per App möglich.
Ja das ist möglich und auch praxiserprobt. Hierbei erfolgt die exakte Abrechnung der getankten kWh an jeder Ladestation.